Jak przestać odkładać na później i zacząć ustalać priorytety?

Brak organizacji i ciągłe odkładanie obowiązków i zadań na później to problem wielu osób. Zadania się piętrzą, listy rzezy do zrobienia rosną, a my mamy poczucie, że czas biegnie nieubłaganie. Czujemy się niezorganizowani i zagubieni. Jak ustalać sobie priorytety, aby już więcej nie martwić się, że znowu z czymś nie zdążymy?

Czy zdarza ci się odkładać obowiązki na później, przeglądać Internet w pracy lub tworzyć zbyt długie listy rzeczy do zrobienia? Jeśli tak, to znaczy, że doświadczyłeś 3 najpopularniejszych utrudnień stojących na drodze do skutecznej organizacji czasu. Mowa o prokrastynacji, pożeraczach czasu i braku priorytetów. Jak sobie z nimi poradzić?

Każdy przynajmniej raz doświadczył wspomnianych trudności. Ważne, by umieć sobie z nimi poradzić i skutecznie wykonywać swoje obowiązki, a w efekcie nie martwić się zbliżającymi się deadline’ami.

Prokrastynacja – to brzmi złowieszczo

Na drodze do bycia mistrzem organizacji często staje prokrastynacja, czyli odkładanie swoich obowiązków w czasie. Jeśli zdarza ci się myśleć lub mówić: „mogę jeszcze poczekać, zrobię to zadanie jutro albo pojutrze…”, możliwe, że korzystasz właśnie z tej strategii radzenia sobie z nieprzyjemnymi, nudnymi lub trudnymi zadaniami.

Aby przestać prokrastynować, warto dowiedzieć się, co jest przyczyną tego zachowania. Oto najczęstsze z nich:

• nie masz jasno określonego celu lub planu działania;
• nie posiadasz wystarczającej wiedzy potrzebnej do wykonania zadania;
• brakuje ci chęci i motywacji do działania lub po prostu nie lubisz wykonywać danej czynności;
• jesteś zdekoncentrowany, myślisz o sprawach niezwiązanych z pracą.

Kiedy określisz już przyczynę prokrastynacji, w następnym kroku możesz podjąć działania np.:

• zaplanować etapy realizacji danej czynności,
• poszukać informacji o tym, jak wykonać dane zadanie,
• nagrodzić się za ukończenie pracy nad projektem ,
• pozbyć się dystraktorów w celu zwiększenia koncentracji.

Jak zwalczać pożeracze czasu

W skutecznym zarządzaniu sobą w czasie przeszkadzają liczne bezproduktywne czynności, które odwracają uwagę od pracy. Do najpopularniejszych pożeraczy czasu można zaliczyć wielogodzinne przeglądanie Internetu, częste sprawdzanie swoich profili w kanałach społecznościowych lub skrzynki pocztowej, nieplanowane rozmowy telefoniczne czy przedłużające się rozmowy ze współpracownikami w kuchni. Najczęstszą przyczyną marnowania czasu jest jednak brak organizacji, w tym jasno sprecyzowanych celów i czynności do wykonania.

Aby skutecznie poradzić sobie ze złodziejami czasu, musisz dowiedzieć się, jakie formy przybierają oni w twoim przypadku. W tym celu dobrze jest rejestrować swój czas pracy, czyli przez tydzień zapisywać wszystkie wykonywane przez siebie czynności wraz z godzinami, w których je realizowałeś. Później, po przeanalizowaniu wyników, możesz odkryć, jakie czynności zabierają Ci najwięcej czasu, by sukcesywnie je eliminować. Pomocne w tym mogą okazać się różne techniki zarządzania czasem np. technika Pomodoro, macierz Eisenhowera czy metoda GTD

Nie wszystko musisz robić sam

Jeśli już pozbędziesz się pożeraczy czasu i nauczysz walczyć z prokrastynacją, może dopaść cię ostatnie utrudnienie na drodze do bycia mistrzem w zarządzaniu sobą w czasie. Jest nim brak umiejętności delegowania i ustalania priorytetów. Jeśli wszystkie obowiązki uważasz za równie ważne, łatwo możesz wpaść w pułapkę, w której czujesz, że masz za mało czasu dla siebie. Jak z niej wyjść?

Warto spośród obowiązków wybierać zawsze maksymalnie 3 najważniejsze zadania i poświęcić im najwięcej czasu. Pozostałe zadania warto delegować innym. O takim podziale obowiązków mówi m.in. zasada Pareta, według której już 20% wysiłków prowadzi do 80% rezultatów. Co oznacza, że nie musimy skupiać się na wszystkich zadaniach, ale wybierać te czynności, które przynoszą największe korzyści.

Skorzystaj z infografik przygotowanych przez HRS.com